個人情報の取扱いについて

個人情報の取扱いについて

1. 個人情報の取扱いに係る同意書（お客様用）について

当社に個人情報を書面によりご提供いただく場合は、次の「個人情報の取扱いに係る同意書（お客様用）」（PDFファイル）にご記入の上、ご提出ください。

• 個人情報の取扱いに係る同意書（お客様用）

2. 事業者及び代表者の名称

株式会社住宅債権管理回収機構
東京都新宿区水道町3番1号 水道町ビル
代表取締役社長　須藤 洋

3. 管理者の職名、所属及び連絡先

4. 個人情報の利用目的

1. 債権の管理又は回収業務を受託する場合等、委託者から預託される個人情報
   受託した業務の範囲（債権の管理及び回収業務）で利用します。
2. 債権を譲り受ける場合の、譲渡者から提供された個人情報
   当社の債権の管理及び回収業務で利用します。
3. 債務者、保証人、担保物件所有者等から直接取得した個人情報
   当社の債権の管理及び回収業務で利用します。
4. 住民票、戸籍謄本、公課証明等の適正な手続により取得した個人情報
   当社の債権の管理及び回収業務に必要な範囲で利用します。
5. 株主より取得した個人情報
   情報公開、当社の配布物の送付、各種連絡のために利用します。
6. 採用応募者から取得した個人情報
   採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のために利用します。
7. 当社の従業者から取得した個人情報
   従業者の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のために利用します。

• ※お客様とのお電話の内容は、電話サービスの向上と内容を正確に把握する目的で、録音させていただくことがあります。
  なお、録音データは、原則6か月を超えて保有しません。

5. 安全管理措置の実施について

当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損等を防止し、個人情報への不正アクセス等を防止するため、組織的・人的・技術的・物理的な安全管理措置を実施して、お客様の個人情報を適切に管理します。

当社が安全管理のために講じる措置は以下のとおりです。

1. 基本方針の策定
   個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・国が定める指針及びその他の規範の遵守」、「お客様の個人情報に関するお問合せ、苦情・相談等の窓口」等についての基本方針を策定しています。
2. 個人データの取扱いに係る規程の整備
   取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその対応等について個人データの取扱規程を策定しています。
3. 組織的安全管理措置
   個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う役員・社員及び当該役員・社員が取扱う個人データの範囲を明確化し、「個人情報の保護に関する法律」（個人情報保護法）や取扱規程に違反している事実等を把握した場合は責任者に報告する体制を整備しています。
   
   <当社の個人情報保護管理者>
   「個人情報保護管理責任者」（個人情報保護担当取締役） TEL 03-3513-1947
   
   
4. 人的安全管理措置
   個人データの取扱いに関する留意事項について、役員及び社員に対して定期的に研修等を実施しています。
5. 物理的安全管理措置
   個人データを取扱う区域において、役員及び社員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
6. 技術的安全管理措置
   アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

6. 個人情報の第三者提供

当社は、次に掲げる場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはございません。

1. ご本人の同意がある場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
5. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
6. 業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合

7. 従業者に対する教育及び監督

当社は、すべての従業員に対して個人情報保護の重要性を理解させ、お客様の個人情報を適切に取扱うよう、必要かつ適切な教育及び監督をいたします。

8. 個人情報取扱いの委託

当社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏えい防止に必要な事項を取り決め、適切な管理を実施させます。

9. 個人情報の開示等の請求

お客様は、当社に対してご自身の個人情報の開示等（開示、利用目的の通知、内容の訂正・追加・削除、利用の停止又は消去、第三者への提供の停止）及び第三者提供の記録の開示に関して、当社問合せ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいた上で、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申出の詳細につきましては、当社ホームページ掲載の「保有個人データの請求手続について」のご案内をご覧ください。

10. 個人情報を提供されることの任意性について

お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。
ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

11. ご本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得について

クッキーやウェブビーコン等を用いる等して、ご本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。

12. 認定個人情報保護団体について

認定個人情報保護団体とは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第47条に基づき個人情報保護委員会の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。

保有個人データの請求手続のご案内

当社で保有している保有個人データに関する、ご本人又はその代理人からの開示、利用目的の通知、内容の訂正・追加・削除、利用の停止又は消去、第三者への提供の停止の請求及び当社の保有する第三者提供の記録の開示（以下「開示等の請求」といいます。）につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続にて対応させていただきます。

1. 「開示等の請求」申出先

「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。

2. 「開示等の請求」に際してご提出いただく書類

「開示等の請求」を行う場合は、(1)の請求書に所定の事項を全てご記入の上、(2)の本人確認書類を同封してご郵送ください。
なお、請求書用紙につきましては、次のPDFファイルを出力してご記入ください。

(1) 当社所定の請求書

1. 開示の場合
   「保有個人データ開示請求書」
2. 利用目的の通知の場合
   「保有個人データ利用目的通知請求書」
3. 訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合
   「保有個人データ訂正等及び利用停止等請求書」
4. 第三者提供の記録の開示の場合
   「第三者提供記録開示請求書」

(2) ご本人確認のための書類

以下の本人確認書類1～6のいずれかのコピー及び「住民票の写し」又は「外国人登録原票の写し」（市役所等から交付を受けた原本。コピー不可。いずれも発行日より3か月以内のものに限る。）

1. 運転免許証
2. パスポート
3. 住民基本台帳カード
4. 特別永住者証明書・在留カード
5. 健康保険の被保険者証
6. その他本人確認できる公的書類

• ※なお、本籍地情報は黒塗り等の処理をしてください。
• ※上記本人確認等の書類を提出する場合は、個人番号を含まないものとしてください。

3. 代理人による「開示等の請求」の場合

「開示等の請求」をする方が代理人である場合は、上記2. の(1)の請求書に加えて、下記(1)の代理人である事を証明する書類等及び(2)の代理人ご自身を証明する書類を同封してください。

(1) 代理人である事を証明する書類等

コピー不可（いずれも発行日より3か月以内のものに限る。）

＜代理人が未成年者の法定代理人の場合＞

1. 戸籍謄（抄）本
2. 住民票の写し（続柄の記載されたもの）
3. その他法定代理権の確認ができる公的書類

＜代理人が成年被後見人の法定代理人の場合＞

1. 後見登記等に関する登記事項証明書
2. その他法定代理権の確認ができる公的書類

＜開示等の請求をすることにつき本人が委任した代理人（任意代理人）の場合＞

1. 本人の委任状（実印が押印された原本）
2. 本人の印鑑証明書
3. 上記2. の(2)のご本人確認のための書類

(2) 代理人ご自身を証明する書類

以下の本人確認書類1～6のいずれかのコピー及び「住民票の写し」又は「外国人登録原票の写し」（市役所等から交付を受けた原本。コピー不可。いずれも発行日より3か月以内のものに限る。）

1. 運転免許証
2. パスポート
3. 住民基本台帳カード
4. 特別永住者証明書・在留カード
5. 健康保険の被保険者証
6. その他本人確認できる公的書類

• ※なお、本籍地情報は黒塗り等の処理をしてください。
• ※上記本人確認等の書類を提出する場合は、個人番号を含まないものとしてください。

4. 「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

開示の請求又は利用目的の通知の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む。）を申し受けます。下記金額分の定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。定額小為替は郵便局でお買い求めになれます。

手数料金額：1,000円

5. 「開示等の請求」に対する回答方法

請求書記載のご本人住所宛に、以下の選択いただいた方法にてご回答申し上げます。

• 書面の送付
• 電磁的記録の送付

代理人による開示等を請求された場合でも、回答書面はご本人宛に郵送させていただきます。

• 「開示等の請求」の内容によっては、調査その他事情により回答に時間がかかる場合がございます。
• 「開示等の請求」に伴い取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り利用します。
  また、ご提出いただいた請求書等の書類は返却いたしかねますので、ご了承ください。当社が一定期間保管した後に責任を持って廃棄いたします。
• 以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、不開示の場合についても手数料をいただきますので、あらかじめご了承ください。
  • ご本人又は代理人の本人確認又は代理権の確認ができない場合
  • 所定の申請書類に不備があった場合
  • 開示等の請求の対象が「保有個人データ」に該当しない場合（※当社に開示権限がない場合等）
  • ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合

• ※ 保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。
  ただし、以下a)～d)のいずれかに該当する場合は保有個人データには該当しません。
  したがいまして、受託業務において委託元との契約上、当社に開示等の権限がない場合及び以下のa)～d)のいずれかに該当する場合は、「開示等の請求」にお応えできませんので、ご了承ください。
  • a)当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
  • b)当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
  • c)当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
  • d)当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの